Die Personalbemessung nach § 113c SGB XI verändert, wie viel Personal welcher Qualifikation eine vollstationäre Einrichtung vorhalten muss. Leitungen erheben dafür die Bewohnerstruktur, lassen den Personalbedarf über ein bundeseinheitliches Verfahren berechnen und bringen das Ergebnis in die Verhandlung mit den Kostenträgern ein. Für die Dienstplanung bedeutet das vor allem eine stärkere Differenzierung zwischen Fach-, Assistenz- und Hilfskräften.
Das Wichtigste in Kürze
- Grundlage der Personalbemessung ist ein bundeseinheitliches, wissenschaftliches Verfahren nach § 113c SGB XI.
- Ausgangspunkt ist die Erhebung der Bewohnerstruktur nach Pflegegraden in der jeweiligen Einrichtung.
- Das Verfahren berechnet daraus Personalanhaltswerte für drei Qualifikationsniveaus: Fachkräfte, Assistenzkräfte und Hilfskräfte.
- Das Ergebnis fließt in die Verhandlung der Pflegesatzvereinbarung mit den Kostenträgern ein.
- Für die Dienstplanung bedeutet die Umstellung eine feinere Steuerung nach Qualifikationsniveau statt einer pauschalen Fachkraftquote.
- Einzelne Punkte der bundesweiten Umsetzung sind zum Stand September 2026 noch nicht in allen Ländern abschließend geklärt.
Ausgangspunkt: die Bewohnerstruktur erfassen
Erster Schritt der Personalbemessung ist die strukturierte Erhebung, wie viele Bewohnerinnen und Bewohner welchem Pflegegrad zugeordnet sind. Diese Daten bilden die Grundlage für den anschließenden Berechnungsschritt und müssen entsprechend sorgfältig und aktuell gepflegt werden, da sie unmittelbar in den ermittelten Personalbedarf einfließen. Einrichtungen, die ihre Bewohnerdaten bereits konsistent in der Pflegedokumentation führen, können diesen Schritt weitgehend aus vorhandenen Systemen ableiten. Fehlerhafte oder veraltete Einstufungen wirken sich unmittelbar auf das Rechenergebnis aus, weshalb eine regelmäßige Überprüfung der Pflegegrad-Zuordnung Teil der laufenden Qualitätsarbeit sein sollte. Zuständig für die Zusammenstellung dieser Ausgangsdaten ist in der Praxis meist die Pflegedienstleitung gemeinsam mit den Wohnbereichsleitungen, die den Überblick über aktuelle Einstufungen und anstehende Neubegutachtungen behalten.
Vom Datensatz zum Personalbudget
Auf Grundlage der Bewohnerstruktur berechnet das bundeseinheitliche Verfahren nach § 113c SGB XI, wie viel Personal welcher Qualifikation die Einrichtung rechnerisch benötigt. Das Ergebnis unterscheidet zwischen Fachkräften, Assistenzkräften mit einjähriger Ausbildung und Hilfskräften und löst damit die frühere, weniger differenzierte Fachkraftquote schrittweise ab. Die Einrichtungsleitung erhält so eine rechnerische Zielgröße, die sie der tatsächlichen Personalausstattung gegenüberstellt. Weicht die vorhandene Besetzung deutlich von der rechnerischen Zielgröße ab, ist das ein Anlass, Stellenpläne, Ausschreibungen und interne Qualifizierung gezielt zu überprüfen.
Verhandlung mit den Kostenträgern
Das rechnerische Ergebnis der Personalbemessung ist Ausgangspunkt, nicht automatisch das verhandelte Budget. Die Einrichtung bringt die ermittelten Werte in die Verhandlung des Pflegesatzes mit den Kostenträgern ein, in der Personalkosten, Sachkosten und Investitionskosten gemeinsam zusammengeführt werden. Eine gute Dokumentation der eigenen Bewohnerstruktur und der daraus abgeleiteten Werte erleichtert diese Verhandlung. Leitungen, die Abweichungen zwischen rechnerischem Bedarf und tatsächlicher Besetzung nachvollziehbar begründen können, gehen mit einer klareren Argumentationsgrundlage in die Verhandlung. Auch der Zeitpunkt der Verhandlung spielt eine Rolle: Wer aktuelle Bewohnerdaten und den daraus abgeleiteten Personalbedarf frühzeitig vorbereitet, vermeidet, dass die Verhandlung an fehlenden oder veralteten Zahlen ins Stocken gerät.
Wirkung auf Dienstplanung und Personalstruktur
In der Dienstplanung zeigt sich die Umstellung vor allem darin, dass Qualifikationsniveaus gezielter geplant werden müssen, statt Ausfälle pauschal mit vorhandenem Personal aufzufangen. Assistenz- und Hilfskräfte übernehmen dabei stärker abgegrenzte Aufgabenbereiche, während Fachkräfte sich auf fachlich anspruchsvolle und anleitende Tätigkeiten konzentrieren. Wer die neue Personalstruktur frühzeitig in die Planung überträgt, vermeidet kurzfristige Anpassungen bei der praktischen Einführung. Auch Einarbeitung und fachliche Anleitung neuer Assistenz- und Hilfskräfte durch Fachkräfte gewinnen an Bedeutung, wenn sich die Teamzusammensetzung spürbar verändert. Dienstplanverantwortliche prüfen dabei nicht nur die Gesamtzahl der Stellen, sondern auch, wie sich die einzelnen Qualifikationsniveaus über die Schichten verteilen, damit an jedem Wochentag und in jeder Schicht ausreichend Fachkompetenz vorhanden ist.
Offene Punkte bei der Umsetzung
Wie schnell und in welchen Zwischenschritten Einrichtungen die zusätzlichen Personalstellen tatsächlich besetzen können, hängt auch vom regionalen Arbeitsmarkt ab und ist zum Stand September 2026 in Teilen noch nicht abschließend geklärt. Leitungen verfolgen deshalb die Umsetzungshinweise des GKV-Spitzenverbands und der Landesverbände der Pflegekassen, um Fristen und Übergangsregelungen für die eigene Einrichtung aktuell zu halten. Auch die Frage, wie sich freie Stellen bei angespannter Arbeitsmarktlage kurzfristig überbrücken lassen, gehört zu den Punkten, die einzelne Einrichtungen unterschiedlich handhaben und die im Austausch mit dem Träger geklärt werden.
Rolle der Leitung bei der Einführung
Die praktische Umsetzung der Personalbemessung liegt in der Verantwortung der Einrichtungs- und Pflegedienstleitung vor Ort. Dazu gehört, die eigene Bewohnerstruktur regelmäßig zu prüfen, das rechnerische Ergebnis mit der tatsächlichen Personalsituation abzugleichen und Team sowie Mitarbeitervertretung frühzeitig über anstehende Veränderungen in der Personalstruktur zu informieren. Eine schrittweise Anpassung von Stellenplänen und Dienstplanmodellen erleichtert den Übergang für das bestehende Team. Regelmäßige Rückmeldungen aus den Wohnbereichen darüber, wo sich die neue Personalstruktur im Alltag bewährt und wo Nachsteuerung nötig ist, helfen der Leitung, die Umsetzung fortlaufend anzupassen.
Vier Schritte der Personalbemessung
| Schritt | Inhalt |
|---|---|
| Bewohnerstruktur | Erfassung der Pflegegrade aller Bewohnerinnen und Bewohner |
| Berechnung | Anwendung des bundeseinheitlichen Verfahrens nach § 113c SGB XI |
| Verhandlung | Einbringen des Ergebnisses in die Pflegesatzvereinbarung |
| Umsetzung | Anpassung von Personalstruktur und Dienstplanung nach Qualifikationsniveau |
Häufige Fragen
Ersetzt die Personalbemessung die bisherige Fachkraftquote vollständig?
Die Personalbemessung löst die pauschale Fachkraftquote schrittweise ab und ersetzt sie durch qualifikationsdifferenzierte Werte; Übergangsregelungen können je nach Bundesland unterschiedlich ausgestaltet sein.
Wer berechnet die Personalanhaltswerte für die eigene Einrichtung?
Die Werte ergeben sich aus dem bundeseinheitlichen Verfahren auf Grundlage der gemeldeten Bewohnerstruktur; die Einrichtung liefert die Ausgangsdaten und übernimmt das Ergebnis in die eigene Planung.
Fließt das Ergebnis automatisch in den Pflegesatz ein?
Nein, das rechnerische Ergebnis ist Verhandlungsgrundlage. Die endgültige Höhe legen Einrichtung und Kostenträger in der Pflegesatzverhandlung fest.
Was bedeutet die Umstellung konkret für Hilfskräfte?
Hilfskräfte übernehmen im neuen Modell klarer abgegrenzte, unterstützende Aufgaben innerhalb eines insgesamt breiter aufgestellten Teams aus Fach-, Assistenz- und Hilfskräften.
Weiterbildungsangebote zu Personalführung und Dienstplanung für Leitungen sind im Bereich Weiterbildung dieser Seite zusammengestellt.