Dienstplanung bezeichnet die vorausschauende Organisation der Arbeitszeiten von Pflegefachpersonen, Pflegehelfern und weiteren Mitarbeitenden in Schichten. Sie stellt sicher, dass zu jeder Zeit ausreichend qualifiziertes Personal für die Versorgung zur Verfügung steht, und muss dabei gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben ebenso berücksichtigen wie die Wünsche der Mitarbeitenden.
Rechtlicher Rahmen
Den äußeren Rahmen setzt das Arbeitszeitgesetz mit Vorgaben zu Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Sonn- und Feiertagsarbeit. Hinzu kommen tarifliche oder betriebliche Regelungen zu Schichtzulagen, Wechselschichtdienst und Mitbestimmungsrechten der Mitarbeitervertretung bei der Dienstplangestaltung. In stationären Einrichtungen ist die Dienstplanung zusätzlich an die Fachkraftquote und an einrichtungsindividuelle Vorgaben zur Personalbemessung in der Pflege gebunden, weil zu jeder Schicht ein bestimmtes Verhältnis von Fachkräften zu Hilfskräften eingehalten werden muss.
Bedeutung für die Praxis
Für Wohnbereichsleitungen und Pflegedienstleitungen gehört die Dienstplanung zu den aufwendigsten laufenden Führungsaufgaben. Sie müssen Urlaub, Fortbildungen, Krankheitsausfälle und Wunschfreie Tage mit dem tatsächlichen Personalbedarf je Schicht abgleichen, ohne die zulässige Arbeitszeit zu überschreiten oder die Fachkraftquote zu unterschreiten. Ausfallmanagement und Dienstplanung sind eng verzahnt, weil kurzfristige Ausfälle über Springer, Mehrarbeit oder Leiharbeit in der Pflege ausgeglichen werden müssen. Digitale Dienstplansoftware unterstützt die Planung, ersetzt aber nicht die fachliche Abwägung, welche Qualifikationsmischung eine Schicht sicher bewältigen kann. Eine verlässliche, möglichst frühzeitig kommunizierte Dienstplanung gilt zudem als wichtiger Faktor für Mitarbeiterzufriedenheit und Bindung, weil kurzfristige Planänderungen zu den häufigsten Belastungsfaktoren im Pflegealltag zählen. Bei der Einführung neuer Instrumente zur Personalbemessung, etwa PPR 2.0 im Krankenhaus, verändert sich auch die Grundlage der Dienstplanung, weil sich der ausgewiesene Personalbedarf je Schicht dann stärker am tatsächlichen Pflegeaufwand der Patienten orientiert als an starren Vorgaben.
Abgrenzung
Dienstplanung ist von der Personalbemessung zu unterscheiden: Die Personalbemessung ermittelt, wie viel Personal eine Einrichtung insgesamt benötigt, während die Dienstplanung dieses vorhandene Personal konkret auf Schichten und Tage verteilt. Vom Ausfallmanagement unterscheidet sie sich dadurch, dass Dienstplanung die reguläre, vorausschauende Planung betrifft, während Ausfallmanagement kurzfristige, ungeplante Lücken im bestehenden Plan schließt. Von der reinen Arbeitszeiterfassung unterscheidet sich die Dienstplanung dadurch, dass diese nur die tatsächlich geleistete Zeit dokumentiert, während die Dienstplanung im Voraus festlegt, wer wann arbeitet.