Ausfallmanagement umfasst die organisatorischen Maßnahmen, mit denen eine Pflegeeinrichtung kurzfristige Personalausfälle durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Abwesenheit abfedert, ohne dass die pflegerische Versorgung oder die einzuhaltenden Personalvorgaben gefährdet werden. Es reicht von der vorausschauenden Berücksichtigung erwartbarer Ausfälle bei der Dienstplanerstellung bis zur kurzfristigen Reaktion, wenn eine Schicht akut unterbesetzt ist. Ein systematisches Ausfallmanagement gehört zu den zentralen Führungsaufgaben in stationären und ambulanten Einrichtungen.
Grundlagen
Eine eigene gesetzliche Regelung für das Ausfallmanagement gibt es nicht; es leitet sich aus den bestehenden Anforderungen an Personalbesetzung, etwa im Rahmen der Personalbemessung, sowie aus dem Arbeitszeitgesetz ab, das Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten auch bei kurzfristigen Einspringdiensten begrenzt. Bleibt eine Einrichtung ohne funktionierendes Ausfallmanagement dauerhaft unter der erforderlichen Besetzung, wirkt sich das unmittelbar auf die Einhaltung von Personalvorgaben und auf die Ergebnisse von Qualitätsprüfungen aus.
Bedeutung für die Praxis
In der Dienstplanung berücksichtigt die Leitung eine kalkulierte Ausfallquote, um Krankheits- und Urlaubszeiten von vornherein einzuplanen, statt jeden Ausfall einzeln kompensieren zu müssen. Ergänzend errichten viele Einrichtungen einen internen Springerpool, Poolarbeitszeitmodelle oder verbindliche Rufbereitschaften, um kurzfristige Lücken zu schließen. Reicht das interne Potenzial nicht aus, greifen Einrichtungen im Einzelfall auf externe Unterstützung zurück, etwa über Leiharbeit in der Pflege, was jedoch mit höheren Kosten und geringerer Kontinuität in der Versorgung verbunden ist und daher meist als letztes Mittel gilt. Führungskräfte werten Ausfallzahlen zudem regelmäßig als Kennzahl aus, um wiederkehrende Muster, etwa saisonale Häufungen oder Belastungsspitzen in einzelnen Teams, frühzeitig zu erkennen und gegenzusteuern.
Abgrenzung
Ausfallmanagement ist von der regulären Dienstplanung zu unterscheiden: Die Dienstplanung legt die Sollbesetzung im Voraus fest, während Ausfallmanagement die reaktiven und vorsorgenden Verfahren umfasst, mit denen Abweichungen von diesem Plan aufgefangen werden. Vom strukturellen Fachkräftemangel grenzt sich Ausfallmanagement ab, weil es kurzfristige, operative Lücken adressiert, während der Fachkräftemangel ein langfristiges Angebotsproblem am Arbeitsmarkt beschreibt, das durch operative Maßnahmen allein nicht gelöst werden kann.
Typische Instrumente
- Kalkulierte Ausfallquote in der Dienstplanung
- Interner Springerpool oder Poolarbeitszeit
- Verbindliche Rufbereitschaften mit klaren Regeln
- Kooperationen mit anderen Einrichtungen oder Zeitarbeitsfirmen als letztes Mittel
- Klare Eskalationskette für den akuten Ausfallfall