MD-Qualitätsprüfung vorbereiten: Ablauf und Unterlagen

Eine MD-Qualitätsprüfung lässt sich vor allem durch laufend gepflegte Pflegedokumentation, aktuelle Qualitätsindikatoren und ein eingespieltes internes Qualitätsmanagement vorbereiten, nicht erst kurz vor dem Prüftermin. Wer Unterlagen, Nachweise und Zuständigkeiten dauerhaft griffbereit hält, verringert den Aufwand am Prüftag selbst und kann dem Prüfteam nach § 114 SGB XI zügig die angeforderten Informationen vorlegen.

Das Wichtigste in Kürze

• Die MD-Qualitätsprüfung nach § 114 SGB XI ist grundsätzlich unangekündigt und prüft Einrichtungen üblicherweise einmal jährlich.
• Grundlage sind unter anderem die laufend erhobenen Qualitätsindikatoren zur Ergebnisqualität sowie eine Stichprobenprüfung einzelner Versorgungsverläufe.
• Zur Prüfung gehören auch Gespräche mit Bewohnerinnen, Bewohnern und teils Angehörigen sowie eine Begehung der Einrichtung.
• Vollständige und aktuelle Pflegedokumentation ist die wichtigste Grundlage für eine reibungslose Prüfung.
• Nach der Prüfung erhält die Einrichtung einen Bericht und kann dazu Stellung nehmen, bevor die Ergebnisse veröffentlicht werden.
• Ein interner Vorablauf mit denselben Kriterien wie die externe Prüfung deckt Lücken frühzeitig auf.

Ablauf der Prüfung

Der Medizinische Dienst kündigt eine MD-Qualitätsprüfung nach § 114 SGB XI in stationären Einrichtungen grundsätzlich nicht an. Das Prüfteam sichtet vor Ort die Pflegedokumentation einer Stichprobe von Bewohnerinnen und Bewohnern, führt Gespräche und nimmt die räumliche und personelle Situation der Einrichtung in Augenschein. Ambulante Dienste werden in festgelegten Abständen geprüft, die Kernelemente der Prüfung ähneln sich in beiden Versorgungsformen. Am Ende des Prüftags gibt das Prüfteam meist einen ersten mündlichen Überblick über auffällige Punkte, der dem schriftlichen Bericht noch nicht vorgreift. Für die Einrichtung empfiehlt es sich, an diesem Tag eine Leitungskraft durchgehend als Ansprechperson bereitzuhalten, damit organisatorische Rückfragen ohne Verzögerung geklärt werden können.

Unterlagen, die griffbereit sein sollten

Am wichtigsten ist eine vollständige, aktuelle Pflegedokumentation der einbezogenen Bewohnerinnen und Bewohner, da sie die zentrale Grundlage der Stichprobenprüfung bildet. Ergänzend gehören Dienstpläne, Fortbildungsnachweise des Personals, das Konzept des internen Qualitätsmanagements und Nachweise zu Hygiene- und Risikomanagement zu den Unterlagen, die das Prüfteam typischerweise einsieht. Eine zentrale, aktuell gehaltene Ablage erspart am Prüftag zeitaufwendige Suche. Sinnvoll ist außerdem eine feste Ansprechperson, die während der Prüfung Unterlagen nachreicht und Rückfragen des Prüfteams koordiniert, damit der laufende Betrieb möglichst wenig gestört wird. Auch Nachweise zur Zusammenarbeit mit externen Stellen, etwa Vereinbarungen mit Ärztinnen und Ärzten oder Apotheken, gehören in vielen Einrichtungen zu den Unterlagen, die griffbereit gehalten werden.

Die Rolle der Qualitätsindikatoren

Einrichtungen erheben die Qualitätsindikatoren zur Ergebnisqualität fortlaufend selbst und übermitteln sie in festgelegten Abständen. Der Medizinische Dienst prüft diese Daten im Rahmen der externen Prüfung auf Plausibilität und gleicht sie mit eigenen Feststellungen vor Ort ab. Wer die Indikatoren intern regelmäßig auswertet, erkennt auffällige Entwicklungen in der Bewohnerschaft bereits vor der externen Prüfung. Eine regelmäßige interne Auswertung schafft außerdem die Grundlage dafür, Rückfragen des Prüfteams zu einzelnen Werten sachlich und mit Verweis auf die eigene Datenlage zu beantworten. In vielen Einrichtungen wird die Auswertung der Indikatoren fest in Teambesprechungen verankert, sodass auffällige Entwicklungen nicht erst im Rahmen der externen Prüfung sichtbar werden, sondern bereits vorher intern besprochen wurden.

Typische Feststellungen und wie man ihnen begegnet

In Prüfberichten tauchen wiederkehrend Feststellungen zu lückenhafter Pflegedokumentation, verspäteter Aktualisierung von Pflegeplanungen oder fehlenden Nachweisen zu Fortbildungen auf. Ein internes Voraudit, das dieselben Kriterien wie die externe Prüfung anlegt, deckt solche Lücken auf, bevor sie im offiziellen Prüfbericht erscheinen, und gibt der Leitung Zeit für gezielte Nachsteuerung. Auch ein regelmäßiger Abgleich zwischen Pflegeplanung und tatsächlich durchgeführten Maßnahmen gehört zu den Punkten, die sich mit überschaubarem Aufwand vorab prüfen lassen. Wiederkehrende Feststellungen an derselben Stelle deuten meist auf ein strukturelles Problem in der Organisation hin, etwa auf unklare Zuständigkeiten für die Aktualisierung der Pflegeplanung, und lassen sich mit einer klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten oft dauerhaft beheben.

Umgang mit dem Prüfergebnis

Nach der Prüfung erhält die Einrichtung einen schriftlichen Bericht und kann dazu innerhalb einer gesetzten Frist Stellung nehmen, bevor die Ergebnisse veröffentlicht werden. Eine sachliche Stellungnahme, die auf konkrete Feststellungen eingeht und beschreibt, welche Maßnahmen bereits eingeleitet wurden, trägt zu einer nachvollziehbaren Darstellung des Prüfergebnisses bei. Anschließend fließen die Feststellungen über den PDCA-Zyklus in die interne Qualitätsentwicklung ein. Es empfiehlt sich, die Stellungnahme gemeinsam mit den unmittelbar betroffenen Wohnbereichen zu erarbeiten, damit die beschriebenen Maßnahmen realistisch und im Alltag umsetzbar sind.

Interne Vorbereitung als Daueraufgabe

Einrichtungen, die Pflegedokumentation, Qualitätsindikatoren und Qualitätsmanagement fortlaufend pflegen, verkürzen die konkrete Vorbereitungszeit vor einer Prüfung erheblich. Ein fester Rhythmus für interne Voraudits, etwa in Verbindung mit ohnehin geplanten Teambesprechungen, hält den internen Kenntnisstand aktuell und macht die kurzfristige Ankündigung einer MD-Qualitätsprüfung weniger überraschend. Auch neue Mitarbeitende profitieren von dieser Daueraufgabe, wenn Dokumentationsstandards und Zuständigkeiten für Prüfungsunterlagen bereits in der Einarbeitung vermittelt werden, statt erst kurzfristig vor einem Prüftermin erklärt zu werden.

Prüfelemente im Überblick

Häufige Fragen

Wie oft wird eine stationäre Einrichtung geprüft?

Stationäre Einrichtungen werden in der Regel einmal jährlich unangekündigt geprüft; bei ambulanten Diensten gelten eigene, festgelegte Prüfabstände.

Kann man sich auf eine unangekündigte Prüfung überhaupt vorbereiten?

Ja, indem Pflegedokumentation, Qualitätsindikatoren und interne Qualitätsnachweise dauerhaft aktuell gehalten werden, statt sie erst kurz vor einem erwarteten Termin nachzuziehen.

Was passiert, wenn die Prüfung Mängel feststellt?

Die Einrichtung erhält die Feststellungen im Prüfbericht, kann dazu Stellung nehmen und leitet in der Regel Maßnahmen zur Nachsteuerung ein, die im internen Qualitätsmanagement dokumentiert werden.

Werden die Prüfergebnisse veröffentlicht?

Ja, die Ergebnisse der MD-Qualitätsprüfung werden veröffentlicht und sind damit auch für Angehörige und Interessierte einsehbar.

Grundlagen des internen Qualitätsmanagements werden häufig bereits in einer leitungsbezogenen Weiterbildung vermittelt.