Kosten- und Leistungsrechnung ist das interne Rechnungswesen einer Einrichtung, das erfasst, welche Kosten für welche Leistungen entstehen, und diese Informationen für Steuerung, Kalkulation und Verhandlungen mit Kostenträgern aufbereitet. Anders als die Finanzbuchhaltung, die Geschäftsvorfälle nach außen dokumentiert, liefert die Kosten- und Leistungsrechnung die Grundlage für Entscheidungen innerhalb der Einrichtung, etwa zur Wirtschaftlichkeit einzelner Wohnbereiche oder Leistungsarten. In der Pflege ist sie zugleich Basis für die Pflegesatzverhandlung.
Rechtlicher Rahmen
Einen unmittelbaren Zwang zu einem bestimmten Kostenrechnungssystem gibt es nicht, doch verpflichtet § 85 Absatz 3 SGB XI Pflegeeinrichtungen, Art, Inhalt, Umfang und Kosten ihrer Leistungen im Rahmen der Pflegesatzverhandlung durch geeignete Nachweise plausibel darzulegen (Stand: September 2026); dazu zählen auf Anforderung auch pflegesatzerhebliche Angaben zum Jahresabschluss und zur Personalausstattung. Ohne eine funktionierende Kosten- und Leistungsrechnung kann eine Einrichtung diese Nachweispflicht in der Praxis kaum erfüllen. § 84 SGB XI legt ergänzend die Bemessungsgrundsätze für die Pflegesätze fest, an denen sich die interne Kostenrechnung ausrichtet.
Bedeutung für die Praxis
Für Einrichtungs- und Pflegedienstleitungen ist die Kosten- und Leistungsrechnung ein zentrales Steuerungsinstrument: Sie zeigt, ob einzelne Wohnbereiche, Tourenpläne in der ambulanten Pflege oder Leistungsangebote wirtschaftlich tragfähig sind, und liefert die Datengrundlage für die Verhandlung mit Pflegekassen und Sozialhilfeträgern. Aus der Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung lassen sich Kennzahlen ableiten, etwa Personalkosten je Bewohnerin oder Bewohner, Sachkosten je Pflegetag oder die Auslastung von Wohnbereichen. Leitungen nutzen diese Zahlen sowohl zur laufenden Steuerung als auch zur Argumentation gegenüber Trägern und Kostenträgern, wenn Investitionen oder Personalaufstockungen begründet werden müssen. Eine belastbare Kosten- und Leistungsrechnung setzt eine sorgfältige Leistungserfassung voraus, etwa über die Pflegedokumentation und die Zeiterfassung im Dienstplan, damit Kosten verursachungsgerecht den erbrachten Leistungen zugeordnet werden können.
Abgrenzung
Die Kosten- und Leistungsrechnung ist vom Pflegebudget zu unterscheiden, das den mit den Kostenträgern vereinbarten Rahmen für Personal- und Sachkosten beschreibt, während die Kosten- und Leistungsrechnung das interne Instrument ist, mit dem die tatsächliche Kosten- und Leistungsstruktur nachvollzogen wird. Von reinen Kennzahlen unterscheidet sie sich dadurch, dass sie deren rechnerische Grundlage liefert, statt selbst nur eine Auswertung zu sein.